Wir wollen hier jetzt keine Diskussion über Sinn und Unsinn von Meetings führen. Wir alle haben unsere Erfahrungen damit und unsere Meinung dazu. Natürlich gibt es in der Geschäftswelt viele Meetings, die überflüssig sind und Dinge betreffen, die auch ebenso gut per Email geklärt werden können.
Oft ist es aber dringend notwendig, sich in einem Meeting abzustimmen, Meinungen zu hören, Dinge zu diskutieren und Sachverhalte zu klären.
Doch müssen diese Meetings immer persönlich abgehalten werden? Sind lange Anfahrtswege, im Stau stehen und mühsame Parkplatzsuche wirklich notwendig? Werden Meetings online abgehalten, kann diese Zeit sinnvoller genutzt werden und gut für die Umwelt ist es obendrein.
Warum also nicht umdenken, und Meetings - wo immer möglich - ins Internet verlagern.
Nicht zuletzt hat uns auch die Entwicklung der vergangenen Wochen vor Augen geführt, dass es oftmals gar nicht möglich ist, sich persönlich vor Ort zu treffen. Immer mehr Meetings finden online statt, Schulungen werden per Videosoftware durchgeführt, auch Job-Interviews werden vermehrt online geführt. Dadurch ist auch die breite Akzeptanz stark gestiegen.
Es gibt eine Vielzahl von kostenlosen Software-Lösungen für Onlinemeetings und Videokonferenzen am Markt. Zu den beliebtesten zählen Skype, Google Hangouts oder auch Teamviewer. Für den privaten Einsatz oder für eine kurze Besprechung zwischendurch sind diese auch vollkommen ausreichend. Für die Bedürfnisse und Anwendungsfälle im Unternehmen stoßen diese jedoch auch oft an ihre Grenzen. Hier empfiehlt sich der Einsatz einer professionellen Softwarelösung. Solche Lösungen sind zwar nicht kostenlos, die monatliche Gebühr liegt aber meist deutlich unter den Kosten für eine Tankfüllung.
Welche Vorteile haben Onlinemeetings im Vergleich zu herkömmlichen Meetings?
Onlinemeetings sparen Zeit & Geld
Anfahrtswege & Parkplatzsuche entfallen. Mietkosten für Meetingräume und eventuelle Übernachtungskosten entfallen.
Onlinemeetings sind umweltfreundlich
Durch den Entfall der Anfahrtswege werden Treibstoffe und damit auch schädliches CO2 gespart.
Onlinemeetings sind flexibel
Zusätzlich erforderliche Teilnehmer können sich schnell zuschalten. Die Vorlaufzeit zur Abstimmung ist wesentlich geringer. Termin-Verschiebungen können auch kurzfristig erfolgen.
Onlinemeetings vereinfachen die Kommunikation
Durch integrierte Funktionen wie Screensharing und Chats wird die Kommunikation vereinfacht und visuell unterstützt.
Was sollte eine gute Software für Onlinemeetings leisten?
Zuverlässigkeit & leicht Skalierbarkeit
Eine gute Software zeichnet sich durch hohe Zuverlässigkeit, geringe Ausfallsquoten und Skalierbarkeit was Datenmengen betrifft aus. Auch große Kapazitäten (z. Bsp. hohe Teilnehmerzahlen) sollten mühelos bewältigt werden. Gerade kostenlose Tools haben hier sehr oft Beschränkungen.
Einfache & schnelle Einrichtung
Um die Hürden für die Teilnahme an einer Videokonferenz möglichst niedrig zu halten, muss die Software einfach und schnell eingerichtet werden können.
Individualisierbar (Custom Branding)
Idealerweise lässt sich die Software mit eigenen Logo und CI individualisieren. Das gilt auch für die Einladungen.
API-Anbindung
Um Schnittstellen zu bestehender Infrastruktur (z. Bsp. CRM-Systeme) einrichten zu können, sollte eine API zur Verfügung stehen.
Anbindung an Zahlungssysteme
Wer kostenpflichige Webinare abhalten will, sollte darauf achten, dass Zahlungssysteme wie PayPal einfach angebunden werden können. Dadurch lässt sich die Webinar-Verwaltung wesentlich vereinfachen.
Zusammenfassend kann man sagen, dass Online-Meetings und Videokonferenzen immer mehr zur Selbstverständlichkeit werden und schon bald viele der herkömmlichen Besprechungen ersetzen werden. Eine gute Software trägt dazu bei, die Umstellung für alle Teilnehmer so einfach und angenehm wie möglich zu gestalten.
Wir unterstützen Sie gerne bei der Auswahl einer passenden Softwarelösung, helfen Ihnen bei der Ersteinrichtung und beraten Sie bezüglich Hardware. Mehr Information dazu hier!